IV.4.NOTRE TRANSITE DANS LE SERVICE SECRETARIAT ET
INFORMATIQUE
Ce service est à la porte d'entrée des tous les
documents qui parviennent à l'INSS d'autant plus qu'il engorge trois
sections qui sont : la section réception , informatique et celle des
courriers.
Le chef de ce service se charge de ce qui suit :
v' Instaurer la discipline et le bon fonctionnement de son
service
v' Saisir les correspondances à caractère urgent
et important de la direction v' Assure le gestion du réseau informatique
et faire le rapport à la hiérarchie v' Dresser les comptes rendus
des réunions du comité de Direction
v' Recueillir les propositions des points qui seront inscrits
à l'ordre du jour v' Exécute d'autre taches lui confiées
par la direction
IV.4.1. SECTION RECEPTION
Veille au maintien en bon état du mobilier et
matériel de bureau mis à la disposition du service
Déposer aux sous Directions les signataires contenant
les documents relatifs à chaque sous-direction, il s'agit bien entendu
de la sous-direction technique et celle ses affaires administrative
financières,
Enregistre et accuse la réception des documents qui
surgissent à la direction,
Accueillir les employeurs et autres visiteurs en leur fournissant
de plus amples orientations,
Déposer au service concerné suivant les
annotations du Directeur Provincial, ou de sous Directeurs, les documents,
moyennant des registres bien spécifiques où le chef de service
concerné aura à y placer un paraphe attestant le reçu
effectif des documents,
Dispatcher les courriers internes et veille au sceau
d'accusé de réception de Direction, Contrôler les
mouvements des visiteurs et exécuter d'autres taches lui confiées
par la hiérarchie.
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REGISTRE DE :
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Libellé
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LETTRES RECUES
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Correspondances externes à l'INSS,
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NOTES RECUES
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Sert de liaison des agents avec la Direction,
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FACTURES RECUES
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Justifie la consommation de biens et service par l'INSS,
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MODELE VI
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Déclarations des cotisations,
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MODELE VII
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Déclarations complémentaires,
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DEMANDE PENSION
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Relative à la pension.
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IV.4.2.SECTION INFORMATIQUE
Le chef de section et autre rédacteurs se chargent de se
qui suit :
Saisir les correspondances et autres documents de la
direction,
Déposer tous les drafts de correspondances pour corroborer
avant que le Directeur ne fasse approbation,
Faire rapport au Responsable du service sur l'état de
l'outil du travail et exécute d'autres tâches confiées par
la hiérarchie.
IV.4.3.SECTION COURRIER
Assure le dépouillement des lettres ou documents
reçus ou envoyés par l'INSS, Etablit et classe les bordereaux
d'expédition courrier,
Fait les courriers destinés à
l'expédition
Exécute aussi d'autres taches instituées par la
hiérarchie.
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