II.3. Les communications unifiées
proprement-dites
Dans l'industrie des télécommunications et de la
bureautique, on désigne par « Communications
unifiées » un ensemble de nouveaux services
destinés aux professionnels en entreprise permettant d'intégrer
(unifier) étroitement :
· Les moyens de communications interpersonnels temps
réel, comme la téléphonie fixe et mobile, la visiophonie,
les ponts de conférence audio / vidéo, etc.
· Les outils de travail collaboratif comme la messagerie
instantanée, la présence, les systèmes de
conférences par le web, de partage et de gestion de documents, etc.
· L'environnement informatique, notamment les outils de
bureautique, comme le client de messagerie
électronique, l'agenda, le
traitement de texte ou le logiciel de visionnage de présentations.
Les utilisateurs peuvent ainsi accéder aux outils de
communications tout en continuant à employer en parallèle les
outils informatiques qui leur sont nécessaires pour leur travail au
quotidien.
L'utilisateur accède aux services au moyen d'une
interface unique, simple et conviviale, intégrée
discrètement dans son environnement de travail habituel. Cette interface
prend la forme d'icône ou d'un "portail web" accessible
à partir d'un navigateur Web, ou encore d'un logiciel embarqué
fournissant une interface adaptée aux terminaux mobiles.
II.3.1. Usage des communications unifiées :
La liste des fonctions disponibles sur une technologie des
communications unifiées varie d'un fournisseur (plates-formes) à
l'autre. En général, l'utilisateur peut effectuer les
opérations suivantes, non exhaustives, à partir de son ordinateur
de bureau ou de son ordinateur portable :
- Gérer ses contacts et son agenda,
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- Communiquer par courriel,
- Connaître l'état de présence d'un
collègue (connecté, au téléphone, en réunion
etc.),
- Initier une communication vocale ou audiovisuelle, soit sur
son PC directement ou bien sur son poste téléphonique avec un
certain niveau de couplage avec le PC,
- Envoyer un message texte à son interlocuteur selon sa
disponibilité, - Gérer sa disponibilité derrière un
numéro d'appel unique,
- Programmer des réunions, vérifier la
disponibilité des invités, suivre
les réponses aux invitations; Animer et participer
à une réunion audio
ou vidéo; Publier et modifier un document en temps
réel à plusieurs, - Consulter ses messages vocaux, les fax
reçus,
- Transférer rapidement et de manière
sécurisée un document.
II.3.2. Les standards pour une technologie des
communications
unifiées :
Une technologie des communications unifiées doit
prendre en compte certains facteurs pour sa mise en oeuvre, parmi lesquels, les
plus importants sont :
a) La prise en compte de la mobilité:
L'accès aux services se fait plus souvent à
partir de l'ordinateur de bureau ou d'un ordinateur portable, parfois
couplé à un poste téléphonique fixe.
Selon les produits, certaines fonctions sont parfois
disponibles également pour les collaborateurs en déplacement
à partir de terminaux avec interface radio data GPRS, UMTS, CDMA ou Wifi
tels que les téléphones mobiles, les Smartphone ou les assistants
personnels (PDA).
b) La prise en compte de la "Génération Y"
:
Le terme Génération Y désigne les
personnes nées entre la fin des années 1970 et le milieu des
années 1990. Il tire son nom de la génération
précédente, nommée génération X. D'autres
termes équivalents
existent : « enfants du millénaire », « Net
génération », ou « digital natives ». Leurs
parents sont souvent des baby boomers.
Ce sont maintenant des jeunes actifs ou des cadres juniors,
ils sont entrés dans le monde du travail parfois grâce aux sites
internet de recherche d'emploi et l'envoi de CV par courriel. Ils ont vu naitre
et grandir les sites de communications instantanées (Msn, Chat,
forum...) et les utilisent bon gré mal gré.11
c) Intégration avec les applications
métier :
Dans certains cas, les services de communications
unifiées peuvent également être intégrés avec
les applications « métier » de l'entreprise, les progiciels de
gestion des processus internes (ERP), de gestion de la relation client (CRM) ou
de back office.
d) La Mise en oeuvre : serveur dédié ou en
mode ASP :
Selon le cas, les communications unifiées peuvent
être proposées aux collaborateurs de l'entreprise au moyen d'un
serveur dédié, possédé en propre et exploité
en interne par les équipes techniques de la société.
Ou bien le service peut être délivré au
travers du réseau VPN ou Internet par un serveur hébergé
chez un sous-traitant comme par exemple un intégrateur ou un
opérateur en télécommunications. Le serveur peut
être dédié à l'entreprise ou bien mutualisé
entre un très grand nombre d'entreprises. On parle alors de mode ASP
(Application Service Provider ou fournisseur) ou SaaS (Software as a
Service).
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