2.3 CONSEQUENCE DE LA NON UTILISATION DES
ORDINATEURS
La non utilisation des ordinateurs reste toujours
préoccupante dans tous les domaines de la vie si bien qu'ils
éprouvent d'énormes difficultés.
C'est dans cette initiative que les services de la commune
d'ibanda longtemps créé tiennent manuellement leurs
opérations. Cette manière de gestion est source des multiples
erreurs et difficultés entre autres :
- La difficulté due à l'élaboration d'un
certain nombre des documents nécessitant le remplissage d'un certain
nombre de case tout en maintenant le texte statique ;
- Le retard dans l'expédition d'un nombre de rapports
ou autres documents facile à trouver ;
- Le conflit engendré pour la non retrouvaille facile
d'un certain nombre des données ou informations relatives à un
agent ;
- Manque de reproduction d'un document ;
- C'est un système fatiguant ce qui fait que lorsque le
travail est volumineux on ne s'en occupe plus et ces travaux restent en
souffrance comme conséquence ;
- En cas d'erreur, il faut reprendre la dactylographie ou soit
utiliser l'encre correctrice ;
- Consommation abusive de ruban et de carbones ;
- Manque de conservation de données car cette
dernière constitue la majeure difficulté pour le système
manuel ;
- L'incertitude du moins l'imprécision dans les
résultats trouvés ;
- Mauvaise qualité de l'information produite
manuellement c'est-à-dire ces informations ne sont pas propres, claires
et parfois lisibles et visibles également plusieurs documents se coupent
ou se déchirent en petit morceau après avoir passé
beaucoup d'années dans les armoires ou étagères qui du
reste sont mal construits par le fait de les toucher et les remettre chaque
fois dans leur emplacement.
Les tâches ci-haut citées
exécutées de façon manuellement causent beaucoup des
problèmes dans la mesure où il est sujet non seulement de fatigue
mentale et physique, la perte du temps, le caractère archaïque
aussi et surtout l'encombrement des bureaux par des documents mal entretenus.
Tout cela amène ces services à la lourdeur, aux
difficultés de la fiabilité d'efficacité et même
d'efficience et qui prédispose l'organisation administrative aux charges
très élevées aux outils considérables en exposition
des erreurs graves.
2.4 COMPARAISON ENTRE LE SYSTEME INFORMATIQUE ET LE
SYSTEME MANUEL
Est-il vrai que le système informatique offre
d'énormes avantages en matière de traitement automatique de
données ce qui n'est pas complètement le cas pour le
système manuel. Le système informatique est devenu de nos jours
le plus jeune dans la mesure où l'ordinateur tend à remplacer le
système manuel qui du reste est source de beaucoup des
problèmes.
Néanmoins l'utilisation du système manuel
n'est pas du tout à rejeter du fait que tous les services n'ont pas
suffisamment de moyens pour s'en approprier des ordinateurs. Ainsi, avant
l'avènement de nouvelles technologies en général et celle
de l'informatique en particulier ; les services servaient du
système manuel bien entretenu.
Il est sérieux de rappeler que l'utilisation du
système manuel à l'époque coloniale et celle d'aujourd'hui
est très différente, car pendant l'époque coloniale
c'est-à-dire avant l' avènement des nouvelles technologies de
l'informatique, on utilisait dans presque tous les services des armoires et des
étagères modernes qui servaient de manière satisfaisante
à la bonne conservation des documents et grâce à ces
derniers les documents y passer plus des temps sans subir une moindre
détérioration ce qui n'est pas le cas aujourd'hui dans beaucoup
des services que ce soient publics ou privés, on sent une mauvaise
conservation de leurs documents.
Il va de soi que l'utilisation des ordinateurs
présente de conséquences positives et négatives car toute
oeuvre humaine ne manque jamais d'imperfection. De toutes les façons
l'utilisation du système manuel dans les services contenant des
étagères et armoires bien fabriqués qui remplissent toutes
les normes permettant une meilleure protection de certaines données si
bien que ce genre d'armoire ou étagères permettent de conserver
les documents pendants longtemps puisque le cancrelat et la poussière ne
peuvent en aucun cas y pénétrer ; c'est lorsque les armoires
ou étagères ne sont pas bien construits que ca peut facilement
entrainer la détérioration de certains documents en laissant
passer par exemple la poussière et les cancrelats et d'autres
éléments nuisibles aux documents.
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