III.3. FONCTIONNEMENT DE LA
SOFICOM / KALEMIE
IL y a 5 services principaux au sein de la SOFICOM / Kalemie
qui sont supervisés par le Gérant ou Chef d'agence. Ces services
sont :
Service d'expédition, service de retrait, service de
communication, service de réception, service de recouvrement. Ces
services sont à leur tour subdivisés en sous-services ou caisses
qui sont : Caisse d'entrée dollars, Caisse d'entrée Francs
Congolais, Caisse de sortie dollars, Caisse de sortie Francs Congolais, Caisse
de recettes, Caisse des dépenses, le service de comptage, le chauffeur
et le recouvreur.
III.3. 1. TACHES INHERANTES AUX
FONCTIONS OCCUPEES
1) LE GERANT
Le Gérant ou le Chef d'agence est la personne
investie des pouvoirs de Direction, il a le pouvoir de commander de
contrôler, et de gérer la situation générale de
l'agence, supervise et contrôle le travail de tous les agents ;
examine tous les documents qui concernent la réception ou le paiement
des clients :
· Informe le personnel sur l'interprétation et
l'application des instructions comptables et financières, les politiques
et les procédures financières de la SOFICOM ;
· Gère les comptes bancaires en tenant compte des
besoins de trésorerie du Bureau pour l'ensemble des transactions.
· Met à jour les données relatives aux
transactions financières ;
· Enregistre, vérifie et traite les demandes et
autres requêtes émanent des autorités monétaires et
des partenaires (Banque Centrale du Congo, Vodacom, Zain, ONG, Agences du
système des Nations Unies...) ;
· Prépare sur une base mensuelle, des états
financiers pour la facturation selon le contrat de loyer, de consommation
d'eau, d'électricité... ;
· Exécute toute autre tâche
administrative ;
· Garde les clés du trésor, les clés
du coffre et le sceau du Bureau ;
· Recrute du nouveau personnel ;
· Il représente l'agence.
2) SERVICE D'ENTREE OU D'EXPEDITION
Ce service est composé de deux caisses dirigées
par deux personnes, il y a une caisse en dollars américains et une autre
en Francs Congolais. Ce service s'occupe de :
· La réception des fonds à
transférer dans les différentes villes opérationnelles de
la SOFICOM ;
· Déterminer les pièces justificatives
relatives à la perception de l'argent ;
· Remettre au client un reçu portant le
numéro (code) d'ordre d'expédition ;
· Signer les documents de preuve
d'expédition ;
· Enregistrer les opérations dans le journal de
caisse ;
· Etablir le rapport journalier des encaisses ;
· Etablir et maintenir le système de classement
des documents relatifs à la perception de l'argent et à la
délivrance des codes.
3) SERVICE DE SORTIE OU DE RETRAIT
Ce service est composé de la caisse de sortie dollars
américains et de la caisse de sortie Francs Congolais. L'agent
affecté à l'une de ces deux caisses :
· Gère une caisse pour le paiement des transferts
effectués par des clients se trouvant dans d'autres villes
opérationnelles de SOFICOM ;
· Etabli et signe les documents d'approbation pour le
paiement des clients ;
· Enregistre toutes les opérations de
paie ;
· Accorde le paiement d'un transfert sur base de
documents dûment approuvés par l'agent chargé de
communication après confirmation par téléphone ou par
internet de l'agence expéditrice de fonds ;
· Enregistre toutes les opérations de paie dans le
journal de caisse et des opérations et établir la balance
journalière ;
· Etabli le rapport journalier ;
· veille à ce que l'enregistrement et
l'exécution du paiement soit fait dans le temps requis et de
manière appropriée et exacte.
4) SERVICE DE COMMUNICATION
Ce service s'occupe de :
· Maintenir le contact avec d'autres Bureaux de SOFICOM,
de sorte à clarifier le cas échéant les
préoccupations relatives aux transactions du Bureau de Kalemie ;
· S'assurer que les transactions financières avec
d'autres villes opérationnelles sont conformes ;
· Faire passer le message (par téléphone,
par internet, ...) sur les opérations de transferts effectués par
les clients ;
· Approuver le document de paiement sur base d'une
confirmation de la ville expéditrice de l'argent.
5) SERVICE DE TRESORERIE
Ce service est chargé de :
· Assister dans le suivi de transactions entre SOFICOM et
La BCC ;
· Assurer la mise à jour des données
relatives à la trésorerie ;
· Recevoir tous les versements qui entrent dans la
société ;
· Effectuer tous les mouvements des dépenses et
des recettes journalières ;
· Assister dans la comptabilisation de versements et
dépôts et s'assurer que les comptes sont crédités et
que les écritures de prise en recettes sont correctement passées.
6) SERVICE DE RECOUVREMENT
· Faire le recouvrement des toutes les sommes dues aux
partenaires Vodacom et Zain sur terrain ;
· Etablir le document de preuve de recouvrement (le
document portant le numéro BV)
7) SERVICE DE RÉCEPTION
· Recevoir tous les clients pour les
renseignements ;
· Etablir les documents de requête de paiement des
clients en souscrivant toutes les cordonnées nécessaires au
paiement (le nom de l'expéditeur, le nom du bénéficiaire,
le montant, le code, la ville d'émission ou
d'expédition) ;
· Recevoir toutes les doléances des clients
relatives à l'expédition de l'argent, à la
réception, au non paiement du bénéficiaire se trouvant
dans d'autres villes, au changement du nom du bénéficiaire ou de
la ville d'expédition.
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