Section 2 : IMPUTATION ET SAISIE DES PIECES
COMPTABLES
2.1 : IMPUTATION DES PIECES COMPTABLES
Imputer une pièce comptable, c'est enregistrer
un flux commercial, économique, ou financier à l'intérieur
de compte. Cela se fait soit par une fiche d'imputation ou directement sur la
pièce comptable. Elle est faite en conformité avec le plan
comptable de la société et par nature de la charge. A GBM le
plan comptable est inspiré du plan comptable OHADA et adapté aux
activités de la société.
1. Cas des achats
Le plan comptable OHADA distingue trois types d'achat à
savoir :
- les acquisitions de biens durables, assimilées
à des investissements ou à des
Immobilisations ;
- les achats de biens consommables ;
- les achats de services.
Comptabilisation d'un achat
L'achat est un contrat verbal ou écrit entre un
fournisseur et son client au cours duquel le fournisseur décide de
vendre la marchandise à son client moyennant un règlement au
comptant ou un règlement à une échéance connue
entre les deux parties. Dans ce cas, l'imputation comptable consistera à
débiter le compte de charge par le crédit du compte fournisseur
ou un compte de trésorerie.
Pour un fournisseur assujetti, on constatera une TVA
récupérable.
Exemple d'imputation
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Compte d'achat
Compte de TVA
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Compte fournisseur ou
Compte de trésorerie
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X
Y
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X+Y
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2. Cas des ventes (prestations
de service à GBM)
GBM étant une entreprise de services et de
commercialisation de matériels informatiques et est depuis cinq ans un
opérateur de service à valeur ajoutée dans les
télécommunications et dans les moyens de paiement
électronique.
- l'Etat GABON,
- les organismes non gouvernementaux,
- les sociétés privées, publiques, para
public,
- les particuliers.
A la suite de l'obtention d'un marché, l'entreprise
établit une facture d'exécution totale ou partielle des travaux
(décompte).
Cette facture fait ressortir :
- le montant,
- les taux d'exécution,
- la retenue de garantie,
- la retenue pour impôt,
- le net à payer.
2.2 LA SAISIE DES PIECES
COMPTABLES
Cette opération consiste à enregistrer
les imputations comptables dans l'ordinateur en fonction des journaux
comptables crées à ce effet. Cette saisie se fait à l'aide
d'un logiciel de comptabilité appelé SAGE.
Ce logiciel permet :
- La création d'un plan comptable,
- La gestion de la comptabilité
générale,
- La gestion de la comptabilité analytique,
- La gestion du reporting,
- La gestion budgétaire,
- La gestion des devises,
- Le règlement des tiers, relevés clients et
relevé tiers,
- Le rapprochement bancaire,
- La recherche d'écritures,
- Les éditions des états comptables (grand
livre, balance, journaux, etc.).
Soulignons que toutes ces fonctions ne sont pas
utilisées par le service comptable de GBM.
Les journaux comptables crées pour la saisie
informatique sont:
- journaux de banque (BICIG, ECOBANK, ORABANK, BGFIBANK,
UGB),
- journaux de caisse (caisse siège),
- journaux des achats,
- journal des opérations diverses,
- journaux de ventes.
Chaque journal est lié à un code journal.
Comment se fait la saisie ?
La saisie se fait de la manière suivante, on :
- ouvre le fichier de l'entreprise crée auparavant dans
le logiciel ;
- sélectionne la rubrique `'saisie des
écritures'' dans le module traitement;
- ouvre la fenêtre `' journaux de saisie'' et on
sélectionne le journal dans lequel la saisie doit être fait en
tenant compte de la période de saisie.
Exemple :
Pour la saisie des opérations effectuées au
moyen de la caisse, pour la période de janvier de l'année 2011,
on sélectionne Jan11 Caisse siège (Jan qui représente le
mois de janvier, 11 l'année ou l'exercice, Caisse siège code
attribué aux différents journaux), une page s'ouvrira comportant
les éléments suivants.
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Jour
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N° de pièce
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référence
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N° compte
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N° compte
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Libellé
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échéance
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p...
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débit
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crédit
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