Le contrôle interne à la Société des Huileries du Bénin: étude des procédures achats aux fournisseurs

A- Procédure de comptabilisation des factures fournisseurs

A la réception des factures fournisseurs, la standardiste procède successivement à :

o l'établissement d'une photocopie de la facture ;

o l'agrafage de la fiche d'imputation comptable à l'originale de la facture ;

o l'attribution d'un numéro d'ordre chronologique (ordre d'arrivée des factures) et mention de ce numéro sur la facture et la copie de la facture ;

o l'archivage de la copie de la facture dans le classeur arrivée facture au bureau de la standardiste ;

o la transmission de l'originale de la facture agrafée à la fiche d'imputation comptable au responsable comptabilité analytique.

Le responsable comptabilité analytique met à jour l'échéancier fournisseur puis transmet la facture au chef comptable pour vérification et validation.

Dès réception de la facture, le chef comptable vérifie et effectue les imputations comptables. Ces travaux sont effectués dans l'ordre suivant :

o contrôle de la facture en la rapprochant du bon de commande et du bon de livraison ;

o imputation comptable et saisie de la facture fournisseur puis validation de la saisie ;

o attribution du numéro chronologique de la saisie sur la fiche d'imputation jointe à la facture fournisseur ;

o mise à jour de l'échéancier sur le logiciel comptable pendant la saisie ;

o remise de la facture fournisseur à l'aide comptable pour la certification de la facture.

Après validation de la saisie, l'aide comptable transmet l'originale de la facture agrafée à la fiche d'imputation au service bénéficiaire de la prestation pour la certification de la facture en portant la mention « BON A PAYER ».

Ensuite, le chef service bénéficiaire vérifie si la commande a été livrée en totalité d'une part, et appose la mention « BON A PAYER » d'autre part. Enfin, il transmet la facture à l'agent comptable analytique par le biais de son aide comptable pour l'archivage provisoire de la facture en attente de l'échéance de règlement de la facture.

B- Procédure de règlement des factures fournisseurs

Il est recommandé que le règlement des fournisseurs soit effectué dans la mesure du possible par la banque. Toute fois, les factures dont le montant n'excède pas 100.000 F CFA sont payées par la caisse.

1- Par la caisse

Les factures fournisseurs à régler sont classées par date d'échéance. A l'échéance, l'agent comptable analytique établit l'ordre de règlement en deux exemplaires. Le premier doit contenir les références du fournisseur, de la facture et de la pièce de caisse ainsi que le montant de la somme à régler. Le second, carboné indique la partie comptabilisation. Il transmet ensuite la facture et l'ordre de règlement au Directeur Général Adjoint pour signature. Le Directeur Général Adjoint procède :

o à la vérification de l'échéance de la facture et à sa comptabilisation ;

o à la vérification de l'apposition de la mention « BON A PAYER » sur la facture par le service bénéficiaire de la prestation ;

o au contrôle du montant de la facture.

Il signe ensuite le chèque et transmet le dossier à l'agent comptable analytique pour règlement à la caisse.

2- Par la banque

2.1 Par chèque

L'agent comptable banque consulte tous les matins l'échéancier fournisseurs, collecte les factures échues pour l'établissement des chèques. Un ordre de règlement est alors établi en deux exemplaires et contient les références du fournisseur et des factures ainsi que le détail par facture des sommes à payer. Le chèque est ensuite établi et porte la mention « PAYE » ; le numéro du chèque est reporté sur la facture à payer, puis le dossier^24(*) est transmis au chef comptable. Ce dernier vérifie :

o l'établissement des ordres de règlement et des chèques ;

o le total à payer indiqué sur chaque ordre de règlement ;

o les montants du chèque et de l'ordre de règlement pour chaque fournisseur ;

o le paraphe des ordres de règlement et du talon des chèques.

Il transmet ensuite le dossier au Directeur Général Adjoint pour signature. Ce dernier transmet à son tour par le biais de l'agent comptable banque, le dossier au Directeur Général qui effectue les mêmes vérifications que le Directeur Général Adjoint. Il vérifie la signature des chèques et des ordres de règlement du Directeur Général Adjoint, signe ensuite les chèques et ordres de règlement et retourne le dossier au service comptabilité.

L'agent comptable procède à la comptabilisation de l'ordre de règlement par chèque d'une part et à la remise du chèque au fournisseur ou à son représentant d'autre part.

2.2 Par virement bancaire

Les règlements par virement bancaire concernent les fournisseurs étrangers et parfois les fournisseurs dont les modalités de paiement (par virement bancaire) sont indiqués sur leur facture.

* ²⁴ Ensemble chèques et ordres du règlement