Le contrôle interne à la Société des Huileries du Bénin: étude des procédures achats aux fournisseurs

A- Phase d'enlèvement des graines

La Direction Générale des usines d'égrenage envoie au Directeur Général de la SHB un fax précisant la quantité de graines à enlever et le lieu d'enlèvement.

Après avoir reçu le fax d'enlèvement, le Directeur Général appose sa signature et la mention "SERVICE APPROVISIONNEMENT ET LOGISTIQUE". Il le transmet au secrétariat pour enregistrement avant sa transmission au Service Approvisionnement et Logistique.

Dès réception du fax, le Chef Service Approvisionnement et Logistique exécute l'enlèvement en établissant une liste de transporteurs de son choix qu'il appelle en cas de nécessité. Il transmet la liste des transporteurs retenus à la direction de l'usine d'égrenage pour l'établissement du bon de chargement.

Le bon de chargement numéroté est établi par la direction des usines d'égrenage en trois exemplaires. Il indique :

· le produit,

· l'usine d'enlèvement de la graine,

· le nom du transporteur,

· le numéro du contrat du transporteur,

· la date de validation du bon d'enlèvement et le numéro du contrat signé avec la SHB.

Les transporteurs retenus se rendent à la direction des usines d'égrenage munis d'une copie de la liste portant leur nom pour la réception du bon d'enlèvement et se rendent ensuite dans les usines pour l'enlèvement. Le représentant de la SHB à l'usine d'égrenage procède au contrôle et à la vérification des conditions^22(*) requises pour le transport des graines d'une part et à la vérification du visa des bons d'enlèvement des usines d'égrenage d'autre part.

Remarque

Le chargement des camions se fait en présence du représentant de la SHB.

B- Phase d'expédition des graines à la SHB

Avant le départ des camions de livraisons, le représentant de la SHB à l'usine d'égrenage procède successivement :

· à la vérification de la qualité des graines chargées dans les camions,

· au contrôle de la quantité de graines chargées (rapprochement entre le bordereau de livraison de l'usine et le bon d'enlèvement),

· au contrôle et à la signature des documents d'expédition (conformité des quantités indiquées sur le ticket de pesée, le bordereau d'expédition, le bordereau de livraison et le bon d'enlèvement).

Paragraphe 2 : Phase de réception et de comptabilisation des

graines à la SHB

* ²² Existence d'extincteur, de bâches...