Rapport de stage effectué à l'Office de Gestion du Fret Multimodal(OGEFREM) / Direction du Fret Multimodal(DFM)

REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO

MINISTERE DE L'ENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET UNIVERSITAIRE

UNIVERSITE PROTESTANTE AU CONGO

La Faculté d'Administration des Affaires et Sciences Economiques

RAPPORT DE STAGE : Effectué à l'Office de Gestion du Fret Multimodal(OGEFREM) / Direction du Fret Multimodal(DFM)

Réliser par MPAMBU PEMBELE

G3 FASE/UPC

Année Academique :2010_2011

AVANT-PROPOS

Nous rendons grâce à Dieu pour le souffle de vie qu'ils nous accordent jusqu'à ce jour ;

A nos parents Clément MPAMBU PEMBELE, Georgine TSHIALA MASELA et ma tante Valentine TSHIALA MPOLO nous exprimons toute la gratitude pour le soutien moral et matériel mais aussi pour leur assistance religieuse qu'ils ne cessent de nous apporter.

Nos remerciements s'adressent encore au Directeur KADIOBE YANGOGO, le sous-directeur WAFUTSHI EBUN, ainsi qu'à Monsieur PIAME NGOMA Chef de Service DFM, Monsieur N'KONGO MAKAMBA Chef de Bureau stat. Import, Monsieur BINDELE MBUKU, Mademoiselle KAMBAJA BIATA et Monsieur KASENWE MILAMBU pour leur assistance et conseils, sans lesquels nous n'aurions pas en un séjour agréable à la Direction du Fret Multimodale, DFM en sigle.

A tout le corps enseignant de l'Université Protestante au Congo pour leur soutien à notre professionnalisation.

Nous n'oublions non plus nos soeurs Marly MPAMBU, Cindy MPAMBU et Gaëlle MALENGA qui nous ont toujours soutenues dans tous les épreuves.

Que tous ceux qui liront ce travail trouvent ici l'expression de notre gratitude.

MPAMBU RUDY

INTRODUCTION

Une formation dans tel ou tel domaine a toujours des objectifs majeurs. L'objectif primordial est de se mettre à l'abri de l'ignorance et en suite l'application des théories apprises à une pratique.

De ce fait, en plus des théories apprises, nous avons été appelés à les allier à la pratique (à la réalité professionnelle sur terrain).

C'est dans ce cadre que nous avons choisi d'effectuer notre stage d'un mois à l'Office de Gestion du Fret Multimodal (OGEFREM), Direction du Fret Multimodal (DFM).

Ce travail est présenté en synthèse des activités constatant de notre séjour au sein de la Direction du Fret Multimodale le premier chapitre cadre avec la présentation de l'Office de Gestion du fret Multimodal et le deuxième porte sur le déroulement du stage proprement dit.

Chapitre Premier : PRESENTATION DE L'OFFICE DE GESTION DU FRET MULTIMODAL

I.1. HISTORIQUE

Organisme de droit public à caractère commercial et technique, l'Office de Gestion du Fret Multimodal « OGFREM » a été créé par l'ordonnance n°080/256 du 12 novembre 1980.

Il est placé sous la tutelle du Ministère des transports et voies de communication.

I.2. CADRE GEOGRAPHIQUE

Le siège social de l'Office de Gestion du fret Multimodal « OGFREM » est situé au numéro 42, avenue Kalemie commune de la Gombe, à Kinshasa.

A part sa direction générale et les directions du siège installées dans la commune de la Gombe, l'OGFREM a ses représentations tant à l'intérieur qu'à l'extérieur du pays :

- Direction Provincial Ouest (DPO) avec siège à Matadi (Bas-Congo), un service d'exploitation au port de Boma et une antenne à Moanda.

- Direction Régionale Sud (DRS) avec siège à Lubumbashi (Katanga) et dont la juridiction s'étend jusqu'aux Kasaï.

- Direction Régionale (DRE) avec siège à Goma et Béni (Nord-Kivu) et dont la juridiction s'étend jusqu'au Sud-Kivu, Maniema et Province Orientale.

A l'étranger, l'OGFREM est présent tant en Afrique qu'en Europe.

- En Afrique, il y a la représentation à Dar-es-Salam (Tanzanie) et Mombasa (Kenya)

- En Europe, l'Office est représenté à Anvers (Belgique)

L'OGFREM est également représenté dans certains ports étrangers par des mandataires. Ce sont des personnes physiques ou morales qui travaillent au nom et pour de l'Office dans les ports où l'OGEFREM n'est pas représenté. Ils sont rémunérés moyennant un contrat signé avec l'OGFREM appelé « Mandat spécial ».

I.3. LA VISION ET LES ACTIVITES DE L'OGFREM

L'OGFREM est un organisme leader, reconnu au niveau international, apte à soutenir les efforts de développement économique, industriel et le progrès social dans le pays.

Dans sa nouvelle vision l'OGFREM entend :

- Réaliser les investissements en matière d'infrastructures et en équipements d'appui aux activités des chargeurs tels que les entreprises sous douane, les centres de groupage, les ports secs, le fond de cautionnement, ... ;

- Mettre sur pied l'observatoire national des transports :

L'Office de Gestion du Fret Multimodal en République Démocratique du Congo encore exerce deux grands services qui sont :

- L'assistance aux chômages et,

- Le conseil du gouvernement dans la production de chaine de transports.

1. L'assistance aux chargeurs

Il s'agit de 

- La négociation des tarifs et conditions de transport ;

- La défense et la représentation des intérêts des chargeurs ;

- L'assistance et les prestations des services d'appui aux chargeurs dans les opérations d'importations et exportations ;

- Publications des supports informationnels tels la lettre aux chargeurs, l'annuaire aux chargeurs, les magazines ;

- Contacts avec les transporteurs pour le compte des chargeurs ;

- Information et publication des barèmes tarifaires des trafics, de l'horaire des navires, des opérateurs de transports et leurs auxiliaires, des procédures administratives à l'import et l'export.

2. Le conseil du gouvernement dans la promotion de la chaine de transports

Il s'agit de

- Production et publication des statistiques maritimes de la République Démocratique du Congo ;

- Représentation de l'Etat auprès des organismes internationaux, régionaux et sous régionaux du secteur ;

- Appui à la politique d'intégration économique de la République Démocratique du Congo par les transports ;

- Rationalisation de la desserte maritime congolaise ;

- Simplification, facilitation et harmonisation des procédures ;

- Avis et recommandations à l'autorité compétente de la définition et l'exécution de la politique maritime nationale.

I.4. RESSOURCES DE L'OGFREM

Les ressources de l'Office sont constituées notamment par :

1) Une subvention Etatique d'équipement d'exploitation ou d'équilibre

2) Une contribution due pour l'abonnement annuel par chaque importateur et exportateur professionnel ;

Personne physique ou morale, régulière et enregistrées auprès de la République Démocratique du Congo ;

Personnellement de par l'intermédiaire des travailleurs au commissaire de transport.

3) Une commission à percevoir auprès des bénéficiaires des services de l'office pour chacune de ses interventions dans les opérations de chargement et déchargement du fret ;

4) Les produits des amandes autres que pénales fiscales et douanières constituées par les textes régissant le secteur du transport maritime ;

5) Tous autres revenus résultant notamment de la rétribution des prestations fournies à des tiers ;

6) Les dons et libéralités de toutes natures qui pourraient être consentir à l'Office,

I.5. ORGANISATION STRUCTURO-ADMINISTRATIVE

En tant qu'organisme de l'Etat chargé de règlementer et rationaliser la desserte maritime nationale notamment au travers du contrat d'adhésion ;

L'OGEFREM sert de support technique au gouvernement en matière d'élaboration des politiques de transports.

Au regard de l'article 11 du décret n°09/063 du 03/12/2009 l'Office de Gestion du Fret Multimodal est structuré à l'instar des entreprises du Portefeuille comme suit :

- Le conseil d'administration ;

- La direction générale ;

- Le collège des commissaires aux comptes.

Le conseil d'administration est composé de cinq membres au maximum, y compris le directeur général. En son article 14, la loi sus-évoquée stipule que les membres du conseil d'administration sont nommés, relevés de leurs fonctions et le cas échéant, révoqués par ordonnance du Président de la République, sur proposition du gouvernement délibérée en conseil des ministres et ont un mandat de cinq ans renouvelable une fois.

La direction générale est assurée par un directeur général, assisté d'un dissecteur général adjoint, tous nommés, relevés de leurs fonctions et, le cas échéant, révoqués par ordonnance du Président de la République, sur proposition du gouvernement délibéré en conseil des ministres et ou un mandat de cinq ans renouvelable une fois.

Le collège de commissaires aux comptes comprenant deux personnes issues des structures professionnelles distinctes et justifiant des connaissances techniques et professionnelles éprouvés.

Le nouvel organigramme de l'Office « MULTIMODAL » n'étant pas encore opérationnel, l'OGFREM comprend à ce jour neuf directions dont trois techniques, deux administratives et financières et les quatre autres attachées en staff à la direction générale, et à chaque direction est attaché un secrétariat de direction. Les directions sont subdivisées en sous-directions, et celles-ci en services, et ces derniers en bureaux.

Les Directions Techniques, ce sont les directions opérationnelles (liées à l'objet social de l'entreprise) suivantes :

- La Direction du Fret Multimodal (DFM)

- La Direction des Négociations des Taux du Fret (DTF)

- La Direction des Facilités Administratives et Juridiques (DFAJ).

- Les directions d'appoint ce sont les directions traditionnelles ci-après :

- La Direction Administrative

- La Direction Financière.

Les 4 directions staff sont composée de :

- La Direction des Agences et Mandataires (DAM)

- La Direction de l'organisation et du contrôle de gestion (DOCG)

- La Direction des prospectives et développement (DPD)

- La Direction de l'Audit Interne.

La hiérarchie des grades au niveau de l'OGFREM est organisée de la manière suivante :

- Directeur

- Sous-Directeur

- Chef de service principal

- Chef de service

- Chef de service adjoint

- Chef de bureau principal

- Chef de bureau

- Chef de bureau adjoint

- Chef de section principal

- Chef de section adjoint

- Sous-chef de section

- Agents de catégories (nouveau)

Chapitre deuxième : DEROULEMENT DU STAGE

II.1. CALENDRIER DU STAGE

Notre stage à l'Office de Gestion du Fret Multimodal s'est étendu sur une période allant du 11 avril au 16 mai 2011.

II.2. DESCRIPTION DE LA DIRECTION DU FRET MULTIMODAL (DFM)

La Direction du Fret Multimodal est placée sous l'autorité d'un directeur qui est secondé par un sous-directeur.

II.2.1. Mission de la direction du fret multimodal

La DFM est chargée de :

- La production et la publication des statistiques maritimes de la République Démocratique du Congo

- De contacter les transporteurs pour le compte des chargeurs

- D'informer et publier des barèmes tarifaires des trafics de l'horaire des navires, des opérateurs de transports et les auxiliaires, des procédures administratives à l'import et l'export.

II.2.2. Subdivision de la Direction du Fret Multimodal

La DFM est subdivisée en 3 services ci-après :

1. Le service trafic

2. Le service statistique

3. Le service observation national des transports.

1. Le service trafic

Le service est chargé

- De négocier le contrat d'adhésion et d'avenant après la réception de la lettre de demande du contrat d'adhésion par un armement.

- De récupérer le planning central, de situation des navires attendues et le récapitulatifs portuaires mensuels dans la boite mail de la direction pour exploitations.

- De créer les voyages, les mouvements des navires, la récupération et l'intégration des fiches textes ; dans la base de données Gesia à partir des éléments du planning central.

Le contrat d'adhésion stipule quelques conditions parmi lesquelles :

- Tout chargeur affréteur doit être représenté par un agent maritime, car l'OGFREM négocie le taux de fut avec le chargeur affréteur via son agent maritime. Lorsque le chargeur affuteur remplit toutes les conditions du contrat d'adhésion, l'agent maritime doit présenter à l'OGFREM tous les documents maritimes 48heures avant l'accostage du navire.

Les documents exigés au chargeur affréteur ou à son agent maritime sont :

- La charte-partie c'est à dire un contrat signé entre l'armateur (propriétaire du navire) et le chargeur affréteur via leurs courtiers maritimes les représentant. Elle renseigne sur :

· les caractéristique du navire (nom, numéro de voyage, date probable d'arrivé)

· le tonnage transporté et le taux de fret de base (océan freight)

· le manifeste est un document maritime reprenant l'ensemble des B/L couvrant l'ensemble du navire. Il existe 2 sortes de manifeste ; le cargo et le fret. Le second diffère du premier qui est la valeur de la cargaison des marchandises transportées, parce qu'il renseigne aussi sur le fut payé.

· le Bill of loading = billet de transport de la marchandise

· la Feri est un document électronique couvrant le Fret à l'importation souscrit par le chargeur ou son mandataire au port de chargement ; émis par l'agent maritime. Il vaut le titre de propriété de la marchandise.

Le service trafic travaille en synergie avec la Direction Provinciale Ouest(DPO), dans le cadre la préparation de la situation des navires attendus.

2. Le service statistique

Le service statistique s'occupe de la production et de l'analyse statistiques, à l'aide de la Gestion intégrée d'Application des données (Gesia), la base de données à travers le traitement des navires qui apporte les éléments statistiques.

Le dossier du navire comprend :

- le pointage ONATRA : donne la situation réelle du déchargement au port, fournie par l'ONATRA ;

- Load list (liste de chargement) document fourni par l'agent maritime, qui donne la situation des marchandises qui sont chargées sur le navire.

Le service statistique transmet avec les éléments du dossier navire ; les éléments suivants à la DTF :

- La liste de manifeste saisi

- La liste des arcs saisis

- La liste de conteneurs et/ou des véhicules.

3. le service observatoire national de transport

L'OGFREM tenant à améliorer la qualité des services à offrir aux chargeurs, a mis en place un observatoire national des transports et la feri.

L'observatoire national des transports consiste à mettre à la disposition des chargeurs et autres opérateurs économique via internet, les informations relatives à l'activité économique en générale et au secteur maritime en particulier. La feri quant à elle permettra à l'OGFREM de réaliser la traçabilité de la marchandise depuis le port d'embarquement jusqu'au point de destination par le noie électrique.

Cet observatoire a aussi pour rôle d'informer les chargeurs sur le volume de flux de trafic relatif à des produits que manipulent déjà des concurrents sur le marché national. De même l'observatoire les informe sur le prix et délais optimaux d'acheminent et de transit de la cargaison au départ et à la destination.

Enfin il aide les chargeurs pour assurer la compétitivité voire les guider dans la sélection de leur prestations locaux ou étrangers de services logistiques.

II.3. ACTIVITES REALISES

II.3.1. Service trafics

Au sein de ce service, nous avons en a :

- Participer à la négociation d'un contrat d'adhésion et de l'avenant, après réception de la lettre de demande du contrat d'adhésion (ou de l'avenant) par un armement, celui-ci vient assister, à la demande de l'OGFREM et représenté par son agent maritime à une réunion de négociation dans laquelle seront fixés les conditions de participations à la desserte maritime congolaise (Trafics, produit fréquence, etc..).

- Récupération du planning central, la situation des navires attendues et de récapitulatifs portuaires mensuels ; ces documents sont récupérés régulièrement dans la boite mail de la direction, exploités et classés.

- Création du voyage, du mouvement, récupération et intégration des fiches textes ; le voyage du navire est créé dans la base de données GESIA, à partir des éléments du planning central (nom du navire, armement, agent maritime, arrivée, départ, tonnage, etc.) l'ensemble des voyages génère automatiquement le mouvement des navires dans la base de données. Les fichiers textes (MN=Manifeste, BL=Bill of loading, DT=Détail et PT=Pointage) sont récupérés dans la boite mail et intégrés dans GESIA, ce qui nous permet d'avoir électroniquement l'ensemble de la situation du navire.

II.3.2. Service statistique

Au sein de ce service, nous avons eu à :

- Traiter les navires ; le dossier du navire comprend divers éléments ; le pointage ONATRA, la loading list ou liste de l'agent maritime, le manifeste fret et le manifeste cargo, le BL. Le traitement se fait par étapes :

1) Le comptage et l'apurement de la situation des conteneurs et/ou des véhicules et des marchandises convention. A cette étape, le pointage électronique peut-être saisie et apurée pour avoir la même situation que dans le pointage ONATRA.

2) Le contrôle croisé permet de ranger le fut non embarqué dans cette dernière catégorie.

3) Le transfert vers les ARC et la saisie des ARC

4) Edition du pointage saisi, des manifestes saisis et des ARC saisis pour transmission à la DTF pour facturation.

- Apurer la situation de la couverture FERI ; toute fois avant de transmettre le dossier pour la facturation du navire, l'apurement de la situation de couverture FERI, nous permet de donner le taux de couverture de la cargaison à destination de nos port, une application de Gesia, nous permet de rendre cette situation (traitement automatique renforcé par un traitement manuel).

- Production de statistiques : à partir de Gesia des tableaux permettant de produire et de mettre à la disposition de tout requérant, des statistiques à la demande (par armement, par agent maritime par chargeur etc.).

CONCLUSION ET SUGGESTION

Au terme de notre stage à l'office de gestion de Fret Multimodal, particulièrement au sein de la Direction des Frets Multimodal ; nous affirmons que notre objectif a été atteint.

Notre mission a été de confronter la théorie acquise à l'Université avec la pratique sur terrain.

Cependant, malgré notre bref séjour, qu'il ne soit permis de relever que pour une telle Direction, il faudrait des bureaux confortable, aérés et bien climatisés pour chaque service afin de contribuer à une même concentration pour une performance ou un rendement considérable de la part des agents et aussi vu le travail considérable au quel est voué de service trafic un recrutement d'un agent supplémentaire contribuer à une performance de la part de ce service.

Nous pouvons ainsi affirmer que ce stage a complété notre formation théorique et nous a permis de nous familiariser avec le monde professionnel.

Nous tenons à préciser que le présent rapport n'a pas la prétention de tout décrire sur la direction des Frets Maritimes mais plutôt une petite toile que présente cette Direction.